En cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, SOLINCES S.A.S., sociedad legalmente constituida e identificada con NIT N° 900.658.024-6, domiciliada en el municipio de Barranquilla, Atlántico, promulga y acoge la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES aplicable a los datos de clientes y usuarios, almacenados en las bases de datos encargadas a esta, en virtud de los compromisos contractuales de hospedaje de información en la nube y soporte técnico y operativo, adquiridos con los responsables del tratamiento de los datos quienes para este caso son los clientes.

Para todos los aspectos relacionados, los datos personales en custodia de SOLINCES S.A.S., en su condición de responsable y/o encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales, y se garantiza las condiciones de seguridad, privacidad y demás principios que impliquen el tratamiento de datos personales para nuestros productos: Colombia Evaluadora Rector, Colombia Evaluadora Acudiente, Colombia Evaluadora Coordinador, Colombia Evaluadora Docente, Colombia Evaluadora Estudiante. Esta autorización se mantendrá por el tiempo de duración del vínculo o la prestación del servicio y por el tiempo de duración de la sociedad responsable, conforme lo establecido en sus estatutos.

OBJETIVO:
Establecer los criterios para el tratamiento de los datos almacenados en las bases de datos encargadas a SOLINCES S.A.S., por parte de terceros que cuentan con la calidad de responsables del tratamiento de dichos datos.

ALCANCE:
Todos los funcionarios de SOLINCES S.A.S. deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política. Esta política aplica para la información personal registrada en las bases de datos de terceros que tienen la calidad de responsables de los datos (clientes que contratan el uso de los sistemas de información provistos por SOLINCES S.A.S.) y que encargan a SOLINCES S.A.S. el tratamiento de los datos.

Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique.

Todas las disposiciones que la regulación colombiana establezca en relación con el manejo de información, bases de datos y habeas data se entienden incorporadas a la presente política.

ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a las bases de datos que administra SOLINCES S.A.S. y que contengan información personal, que haya sido conocida por la compañía en virtud de las relaciones comerciales con sus clientes, proveedores y colaboradores.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL

• Constitución política de Colombia art. 15 Ley 527 de 1999
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1074 de 2015 Decreto 90 de 2018

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:

A) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

B) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

C) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser:

D) Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

E) Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Asimismo, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

F) Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.

G) Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.

H) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

m) Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

n) Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de Visión Software S.A.S., sus proveedores, clientes y contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Compañía.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Los datos contenidos en las bases de datos de las diferentes plataformas tecnológicas proveídas por SOLINCES S.A.S. son propiedad de cada cliente, por tanto, cada uno es responsable del tratamiento de datos personales y de obtener las autorizaciones respectivas por parte de los titulares de la información contenida en la base de datos. SOLINCES S.A.S., en calidad de contratista mantiene la custodia de dichas bases de datos y por tanto en razón del servicio de soporte técnico y operativo, requiere acceso a dichas bases de datos y obtiene la autorización del cliente para tal efecto al momento de la firma del contrato y la aceptación de los términos del acuerdo de licencia o mediante autorización explícita en el formulario de autorización para la protección y tratamiento de datos personales.

CONDICION O CALIDAD DE SOLINCES S.A.S. EN EL MARCO DE ESTA POLITICA
SOLINCES S.A.S. sociedad comercial del tipo sociedad por acciones simplificadas constituida por documento privado del 10 de Septiembre de 2013 en la ciudad de Cartagena – Bolívar, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de Barranquilla e identificada con NIT 900.658.024-6, tiene la calidad de encargado del tratamiento de los datos personales que le confieren sus clientes en su condición de responsables del tratamiento de datos y usuarios de las plataformas tecnológicas que el primero les provee para la recolección y gestión de datos.

OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para SOLINCES S.A.S.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
El encargo que recibe SOLINCES S.A.S. para tratar la información personal será el siguiente: Almacenamiento, Custodia, Administración, Mantenimiento y Uso para:

• Garantizar la disponibilidad de los datos.
• Asegurar la conservación de los datos.
• Viabilizar la gestión de los datos.
• Preservar la calidad de datos y su estructura.
• Hacer uso de los datos para brindar soporte técnico y operativo a los usuarios que lo requieran.
• Suministrar información a los usuarios sobre mejoras y nuevas herramientas tecnológicas relacionadas con la actividad laboral de estos.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

1. Origen racial o étnico.
2. Orientación política.
3. Convicciones religiosas / filosóficas.
4. Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.
5. Vida sexual.
6. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

SOLINCES S.A.S. en su condición de encargado del tratamiento de datos se acoge a lo indicado por la ley en torno al tratamiento de datos sensibles, circunscrito a las acciones confiadas por el responsable de los datos ya definidas en el aparte de TRATAMIENTO Y FINALIDAD de este documento.

DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
El área de Servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para ello se han dispuesto ventanillas virtuales de PQRS, ubicadas en la interfaz de ingreso o autenticación de las distintas aplicaciones que provee SOLINCES SAS y en el sitio www.solinces.com. El canal físico dispuesto para recepcionar PQRS es el centro de documentación de SOLINCES SAS, ubicado en la dirección Carrera 42 G No. 90 – 96 Of. 202 de la ciudad de Barranquilla – Colombia, en este también se recepcionará la correspondencia relacionada con atención de peticiones, consultas y reclamos. Se precisa que el hecho que el Titular de información no dirija su petición, consulta o reclamo al área aquí indicada no releva al responsable del tratamiento de resolverlo.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de septiembre de 2020. Las bases de datos alojadas en la infraestructura que proveemos, tendrán una vigencia igual al tiempo autorizado por nuestros clientes en su condición de responsables del tratamiento de los datos. Una vez se cumpla esa vigencia y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra infraestructura. Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los siguientes: Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de ___ (días, meses, años) a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.